Comment facturer ses propriétaires quand on lance sa conciergerie

Choisir son modèle de rémunération

Quatre modèles dominent chez les conciergeries : la commission seule, la commission avec ménage refacturé, le forfait fixe et le modèle mixte. Aucun n'est universel. Le bon choix dépend de vos services, de votre marché et de la façon dont vos propriétaires pensent leur rentabilité.

Au lancement, la commission sur les revenus est la plus simple à expliquer. Elle aligne vos intérêts sur ceux du propriétaire : plus le logement rapporte, plus vous gagnez. Son défaut est qu'elle varie avec la saison. Un mois creux peut ne pas couvrir vos coûts fixes.

Le forfait protège votre trésorerie, mais il se justifie moins aux yeux du propriétaire quand le logement se remplit peu. Le modèle mixte, avec un petit fixe et une commission, répond souvent à ce problème. Testez-le sur quelques logements avant de l'imposer à tout votre portefeuille.

Le tableau ci-dessous résume les points à comparer.

Définir la base de calcul de la commission

Le taux compte moins que l'assiette sur laquelle il s'applique. Deux conciergeries au même pourcentage peuvent facturer des montants très différents. Posez la question dans le mandat : la commission porte-t-elle sur le prix payé par le voyageur, sur le montant après frais de plateforme, avec ou sans frais de ménage, avec ou sans taxe de séjour ?

Écrivez la réponse noir sur blanc. Précisez aussi si le calcul se fait hors taxes ou toutes taxes comprises. Cette ligne évite la plupart des litiges.

Prévoyez enfin le cas des annulations, des remboursements partiels et des séjours à cheval sur deux mois. Indiquez à quel moment un revenu est compté : à la réservation, à l'arrivée ou au paiement effectif. Choisissez une règle et gardez-la pour tous vos propriétaires.

Ce que vous refacturez en plus de la commission

Les frais courants sont le ménage, le linge, les consommables d'accueil, les petites réparations et parfois la photographie du logement. Distinguez deux cas : les frais que vous avancez pour le compte du propriétaire, et les prestations que vous vendez avec votre propre marge.

Pour les frais avancés, refacturez au coût réel et joignez le justificatif. Pour vos prestations, affichez une grille de prix connue d'avance. Le propriétaire ne doit jamais découvrir une ligne qu'il n'a pas validée.

Fixez un seuil de dépense au-delà duquel vous demandez un accord préalable pour une intervention. Précisez-le dans le mandat. Cette règle évite les mauvaises surprises sur une réparation urgente et protège votre relation.

Si le ménage est payé par le voyageur via des frais dédiés, indiquez clairement qui les perçoit et à quoi ils servent. Un propriétaire qui voit des frais de ménage encaissés sans ligne correspondante dans son relevé perd confiance rapidement.

Mandat, flux d'argent et TVA : le cadre à vérifier

Le premier sujet est le flux d'argent. Soit les revenus arrivent chez le propriétaire et vous lui facturez vos honoraires. Soit ils arrivent chez vous et vous reversez le solde après déduction de votre part. Le second cas engage davantage votre responsabilité et suppose un mandat clair.

En France, la gestion de biens pour le compte de tiers est encadrée, notamment quand vous encaissez des fonds. Selon votre activité, une carte professionnelle, une garantie financière ou un compte dédié peuvent être exigés. Ces règles diffèrent en Belgique et en Suisse. Vérifiez les conditions exactes auprès des sources officielles de votre pays et auprès d'un professionnel du droit.

Le second sujet est la TVA. Votre régime dépend de votre statut et de votre chiffre d'affaires, et le traitement de vos honoraires dépend de votre situation. Faites valider avec votre expert-comptable le régime applicable, la mention des taxes sur vos factures et la façon de traiter les frais refacturés.

Le troisième sujet est la taxe de séjour. Selon les plateformes et les communes, elle est collectée automatiquement ou à déclarer. Renseignez-vous auprès de votre mairie ou du site officiel de votre commune, puis indiquez dans le mandat qui la collecte et qui la reverse.

Le relevé mensuel : ce qu'il doit contenir

Le relevé est votre vitrine. C'est souvent le seul document que le propriétaire lit vraiment. Il doit tenir sur une page et se comprendre sans explication.

Incluez les éléments suivants : la liste des séjours du mois avec dates et montants, les frais de plateforme, votre commission avec son mode de calcul, les frais refacturés avec justificatifs, et le solde reversé ou à régler. Ajoutez le taux d'occupation et le prix moyen par nuit si vous les suivez.

Envoyez-le à date fixe, par exemple dans les premiers jours du mois suivant. La régularité rassure plus qu'un beau modèle. Gardez aussi un exemplaire de chaque relevé, car vous en aurez besoin en cas de question ou de contrôle.

Si un propriétaire conteste une ligne, répondez avec le justificatif, pas avec une explication orale. Un relevé complet règle la plupart des désaccords en un échange.

Outiller la facturation dès le départ

Avec deux ou trois logements, un tableur suffit. Il devient fragile dès que les séjours, les annulations et les frais se multiplient. Les erreurs de recopie coûtent alors du temps et de la crédibilité. Un outil qui calcule la commission et génère le relevé à partir des réservations réduit ce risque.

Quand vous comparez les outils, vérifiez cinq points : le calcul automatique de la commission selon vos règles, la gestion des frais refacturés, la génération du relevé en PDF, l'accès du propriétaire à ses chiffres, et la possibilité d'exporter vers votre comptabilité. Vérifiez aussi les tarifs sur le site de chaque éditeur, car ils évoluent.

Pour situer Node : l'outil démarre dès 10 € HT par logement dans le Pack Opérations. La facturation propriétaire, l'IA et l'apport de propriétaires font partie du Pack Croissance, à 20 € HT par logement. Il intègre une marketplace qui apporte des propriétaires aux conciergeries. Si votre priorité est de remplir votre portefeuille et pas seulement de le gérer, ce point peut compter.

Quel que soit l'outil, testez-le sur un mois réel avec un propriétaire volontaire avant de généraliser.